Металлы и цены

Номенклатурный справочник — бомба замедленного действия

Статья опубликована в номере 23 (177)-2008

Поиск по статьям

Продолжая серию статей нашей компании об автоматизации бизнес-процессов предприятий металлоторговли и металлопроизводящих отраслей, хотелось бы остановить внимание на одной из основных составляющих корпоративной системы управления — нормативно-справочной базе.

МРЦБ

Стержнем НСИ для материалоемких предприятий является классификатор товарно-материальных ценностей.

Как правило, компаниям, независимо от их масштаба и объема производства, сложно поддерживать номенклатурный справочник в актуальном рабочем состоянии. Каждая организация на протяжении всей своей деятельности сталкивается с рядом типовых проблем — синдромами «Дублирования» и «Разрастания» справочника. Причин тому множество. В данной статье рассмотрим лишь самые распространенные.

Причина первая — слияние компаний или объединение баз данных, при котором единый справочник номенклатуры формируется путем простого арифметического сложения.

Причина вторая — отсутствие регламента ведения номенклатурного справочника и хаотичное предоставление прав на формирование новых номенклатурных позиций.

В результате воздействия этих причин предприятие получает ряд типовых проблем. Наличие дублей номенклатурных позиций в справочнике приводит к потере полноценного контроля над состоянием складских запасов. Отсутствие сводной отчетности, в свою очередь, вносит дисбаланс в систему перераспределения материальных ресурсов между организациями и подразделениями. Итог плачевен — замораживание значительной доли капитала компании в виде неликвидных товарно-материальных ценностей и перезатаривание складских площадей.

Если Ваша компания уже столкнулась с подобной проблемой или проблема становится предсказуемой, необходимо задуматься о принятии мер по нормализации номенклатурного справочника.
Существует несколько методик нормализации. Выбор наиболее подходящей определяется целями, которые преследует организация при принятии такого решения. Остановим Ваше внимание на трех наиболее востребованных и используемых методиках.

1. Создание дополнительной кодировки товаров.
Этот метод применяется в том случае, если компания не может отказаться от использования существующего справочника и вынужденно продолжает его эксплуатировать. При этом существует потребность в получении сводной отчетности по состоянию товарных запасов и их движению.
Суть метода состоит в том, что идентичным номенклатурным позициям старого справочника добавляется одинаковый универсальный код, по которому и формируется сводная отчетность.
Использование этого метода требует проведения следующих организационных и технических мероприятий:
подготовка таблицы соответствия идентичных номенклатурных элементов в существующем справочнике;
разработка новых правил и создание универсальной кодировки товарно-материальных ценностей;
доработка автоматизированной системы в двух направлениях: создание дополнительного информационного поля в элементе справочника номенклатуры и доработка отчетов системы.

2. Создание нового номенклатурного справочника и эволюционный переход к нему.
Этот метод применяется в том случае, если компания планирует постепенно перевести учет товарно-материальных ценностей на новый нормализованный номенклатурный справочник.
Суть метода заключается в том, что оприходование товарно-материальных ценностей выполняется с использованием позиций нового (эталонного) номенклатурного справочника, а списание производится, в первую очередь, с остатков номенклатурных позиций исходного справочника. Этим обеспечивается «выдавливание» старых позиций и постепенный переход на новые нормализованные элементы.
Формирование эталонного справочника может производиться несколькими способами:
1. Справочник может быть сформирован и внесен в учетную систему еще до ввода в действие данной методики.
2. В качестве эталонных элементов справочника могут быть выделены существующие номенклатурные позиции.
3. Справочник может формироваться постепенно, по мере поступления на склады новых партий номенклатуры.
Перечень необходимых мероприятий при использовании данного метода:
формирование эталонного номенклатурного справочника и внесение его в автоматизированную учетную систему;
доработка автоматизированной системы в области разграничения прав доступа к элементам справочника номенклатуры — списание производится только с номенклатурных позиций старого справочника, оприходование производится только на позиции эталонного справочника, имеющие новый идентификационный признак.
Метод эволюционного перехода на новый номенклатурный справочник характеризуется длительностью переходного периода.
Желательно чтобы при выборе данного метода нормализации в компании был принят метод списания товарно-материальных ценностей FIFO.

3. Создание нового номенклатурного справочника и революционный переход к нему.
Этот метод самый сложный с организационной точки зрения.
Метод заключается в единоразовом переносе остатков с элементов старого номенклатурного справочника на эталонные элементы. При этом важно понимать, что если компания продолжает работать в существующей автоматизированной системе учета, то номенклатурные позиции исходного справочника не могут быть удалены, т.к. они присутствуют в документах предыдущих периодов.
Для качественного и быстрого перевода компании на использование нового номенклатурного справочника необходимо провести ряд обязательных подготовительных мероприятий:
заблаговременно разработать эталонный номенклатурный справочник и внести его в автоматизированную систему компании;
подготовить таблицы соответствия номенклатурных элементов существующего и вновь разработанного номенклатурных справочников;
подготовить программные средства для переноса остатков.
В случае если компания использует метод оценки товарно-материальных ценностей при списании «По средней», то использование данного метода может быть проблематичным, т.к. в момент перехода на новый справочник изменяется средняя цена товара.
В завершение, хотелось бы заметить, что нормализация номенклатурного справочника — это лишь один из этапов перехода компании на новый уровень организации учета товарно-материальных ценностей. Помимо мероприятий по созданию номенклатурного справочника необходимо обеспечить его качественное поддержание и развитие. Эти условия обеспечиваются наличием соответствующих инструментов в виде дополнительных возможностей автоматизированных систем, регламентов ведения номенклатурных справочников и персонала, ответственного за качество сопровождения номенклатурного справочника.

Морозова Елена, начальник отдела логистического
консалтинга МРЦБ