Металлы и цены

Мифология в автоматизации

Статья опубликована в номере 17 (171)-2008

Поиск по статьям

Казалось бы, мифических бородатых богов Древнего мира отделяют от эры высоких технологий века развития философской мысли, научный и технический прогресс. Однако до сих пор есть люди, свято верящие в мифы существования недорогих, но быстрых и качественных автоматизированных систем, позволяющих «одной левой» управлять деятельностью предприятия, и внедренческие компании, которые эту веру в людях ложно поддерживают.

Проекты, основанные на такой вере, балансируют на грани: в их результате или недовольный клиент или нерабочее решение. Третье бывает, но редко.

Миф первый. О наличии методологии.

Очень часто при обсуждении с клиентом работ, связанных с разработкой методик учета, приходится слышать предложения вычеркнуть эти работы из плана в связи с их ненужностью и нецелесообразностью — все и так давно есть: «вот учетная политика на два листа, а остальное в законодательстве прописано», а также дороговизной. Если проводить аналогию и сравнивать посторенние единой для всего предприятия методологии ведения учета со строительством дома, то отсутствие этапа разработки методологии сопоставимо с отсутствием фундамента — стоять будет, но недолго. Или покосится со временем. А ведь такой фундамент в большинстве проектов действительно отсутствует, в лучшем случае, кто-то просто расчистил площадку.

Для того чтобы данные головного офиса, филиалов и дочерних обществ компании были сопоставимыми, недостаточно лишь установить всем компаниям единую информационную систему. Нужно еще и разработать общий для всех порядок учета, задать структуру аналитической информации, жестко ограничить возможности пользователей по добавлению новых номенклатурных и аналитических разрезов, ввести регламенты расширения нормативно-справочной информации и системный контроль дублирующихся данных.

Миф второй. О применимости чуждой методологии

Другой крайностью является миф о возможности разработки автоматизированной системы на базе абстрактной методологии или методологии, изначально писавшейся для другой системы.
Если возвращаться к метафорам, то в этом случае обычно на фундамент для замка ставят шалаш, а то и десять шалашей, а потом между ними протягивают веревочные лестницы, называя эту конструкцию модным нынче словом «интеграция», но об этом позднее. Поэтому в результате автоматизации от изначально разработанной методологии или отказываются вовсе, или она потихоньку трансформируется и адаптируется к логике внедряемой автоматизированной системы. При этом клиент платит дважды: сначала за абстракцию, а потом за конкретику. Не лучше ли создавать методологию сразу и «по делу»?

Миф третий. О наличии типового решения

Другим, не менее распространенным мифом, является миф о том, что существует типовое решение, подходящее без исключения всем компаниям. Ну, если и не всем, то уж нам то точно, ведь мы так похожи на других!
Работа над отраслевыми решениями ведется давно, и таких решений уже достаточно много. Но, если ваша компания состоит более чем из трех человек, то можно быть уверенным, что хотя бы одно отличие ваших бизнес-процессов от процессов, заложенных в типовое решение, вы наберете. И дело не в незнании IT-компаниями специфики отрасли, а в многообразии бизнес-процессов каждой компании и их уникальности. Даже регламентированный учет допускает вариантность ведения некоторых операций, что уж говорить об учетах оперативном и управленческом. И бизнес в данном случае прав — каждый ищет оптимальные и наиболее прибыльные комбинации. Так что, искренен тот автоматизатор, который заранее предупреждает о возможных «доработках типового решения под специфику Вашего бизнеса».

Миф четвертый. О выборе программного продукта

Зачастую, выбор программного продукта, на основе которого будет разрабатываться клиентское решение автоматизаторы вынуждены делать не в ходе проекта, когда уже проведено обследование предприятия, а еще на этапе подготовки коммерческого предложения.
Результатов такого подхода два. Результаты полярные, но оба негативные. Первый предполагает «натягивание» бизнес-процессов, заложенных в программный продукт, на бизнес-процессы компании. Как правило, эффективность компании действительно повышается при использовании типовых «лучших практик» данной отрасли, но нередко бывает и так, что теряется уникальность компании, ее конкурентное преимущество перед остальными. Второй — ломка логики системы под процессы клиента. Как правило, получается либо дорого, либо очень дорого.

Миф пятый. О «лоскутной» автоматизации

Этот миф про десять шалашиков с лесенками. Количество систем, используемых на предприятии, растет вместе с расширением бизнеса и осознанием руководством необходимости получать достоверную информацию и контролировать ее. Неизбежно возникает потребность в интеграции этих систем. А лесенки — связующие звенья, имеют особенность пересекаться, да и движение по ним ни светофорами, ни дорожными знаками, ни (даже страшно подумать) регулировщиком в синей форме никак не регламентировано.

Однако, практика показывает, что интеграция существующих у клиента систем обходится ему гораздо дороже комплексного решения, ведь данные в таких системах часто несопоставимы и приведение их к общему знаменателю требует времени, усилий и денег, поэтому наиболее эффективными являются системы, у которых все функциональные блоки взаимодействуют в едином информационном пространстве.

Миф шестой. О большой красной кнопке.

Недавно на вопрос подруги-дизайнера о том, что такое «автоматизация бухгалтерского учета» не задумываясь, дала ответ: «завел первичный документ — сформировал баланс». Как часто нам хочется иметь на экране «большую красную кнопку», одно нажатие которой позволяет сформировать все необходимые отчетные формы.
Тем не менее, до тех пор, пока автоматизированная система не научится думать как человек, наличие на экране большой красной кнопки с надписью «рассчитать» так и останется заветной мечтой практически каждого бухгалтера.
Автоматизированная система, сокращая время на выполнение однотипных, трудоемких, кропотливых операций, все же не снимает с пользователя обязанностей по анализу поступивших данных и высказыванию профессионального суждения об их правильном отражении в учете. Ведь под балансом стоит подпись главного бухгалтера, а не виза: «С уважением, система».

Миф седьмой. О достоверности информации

Еще одной трудностью, с которой сталкиваются IT-компании, — это уверенность клиента в том, что наличие автоматизированной системы позволяет получать достоверную отчетность.
В реальности даже при наличии очень хорошего, многофункционального и логичного программного продукта можно поставить под сомнение достоверность той отчетности, которая предоставляется руководству. Причиной недостоверности отчетности часто является такая банальная вещь, как «человеческий фактор». Непрофессиональные, плохо обученные пользователи могут стать основной причиной, по которой многомиллионная автоматизированная система останется только в памяти того бухгалтера, который еще на протяжении нескольких лет будет списывать ее стоимость на расходы организации.

Поэтому при выборе программного продукта необходимо четко отдавать себе отчет, для каких целей он приобретается. Если цель автоматизации сводится к возможности формировать регламентированную отчетность и вести налоговый учет в соответствии с законодательством, не стоит делать выбор в пользу громоздких ERP-систем. Освоение пользователями более легкой и целевой (учетной) системы пройдет гораздо быстрее и не вызовет у пользователей непреодолимого антагонизма. В случае же, если автоматизации подлежат все сферы деятельности компании и система призвана, в первую очередь, помогать решать стратегические управленческие задачи, без ERP не обойтись.

Так и живем мы в мире мифов: автоматизируем Хаос, проплываем между Сциллой и Харибдой сроков и бюджетов, мечтаем о том, чтобы все кануло в Лету, и не устаем повторять, что проект по автоматизации — это Сизифов труд. Но, несмотря на все тернии, мы стремимся к звездам и лелеем надежду, что скоро будем покорять просторы вселенной и запускать в далекий космос корабли!